1、明確標(biāo)準(zhǔn)品采購頻率
由于標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)都有有效期限，一般同一標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的有效期限都是固定的，只要保存得當(dāng)，在有效期內(nèi)使用，對(duì)檢測數(shù)據(jù)沒有任何影響，而檢測工作量是可預(yù)計(jì)的，標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的使用量也可預(yù)測，因此標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的采購可使用固定頻率法。對(duì)同一標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)根據(jù)其有效期，確定采購頻率。設(shè)某標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的有效期是Ｔ個(gè)月，考慮到從開始采購、談價(jià)、發(fā)貨、運(yùn)輸需要花費(fèi)一定的時(shí)間，為避免原有標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)過期，而新標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)還未購回的情況發(fā)生，必須提前采購。
情況一：供貨穩(wěn)定的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)。
有的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)生產(chǎn)商資質(zhì)較高，且采購方便且物流時(shí)間較短（如：國家標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)中心生產(chǎn)的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)），貨源比較穩(wěn)定。假設(shè)本次購買的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)定值時(shí)間為ｔ＝０，物流時(shí)間為ｔ＝Ｔｗ，標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)有效期為Ｔ。則下次采購時(shí)間應(yīng)為ｔ＝Ｔ－Ｔｗ。
情況二：供貨不穩(wěn)定的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)。
有的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)生產(chǎn)商狀況不穩(wěn)定，需經(jīng)常更換標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)供貨商，或者物流時(shí)間具有不確定性（如：由某私立生物制劑公司生產(chǎn)的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)、從歐洲進(jìn)口的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)等），供貨不穩(wěn)定，應(yīng)考慮提前進(jìn)貨器。假設(shè)本次購買的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)定值時(shí)間為ｔ＝０，物流時(shí)間為ｔ＝Ｔｗ，提前進(jìn)貨器為ｔ＝Ｔｊ標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)有效期為Ｔ。則下次采購時(shí)間應(yīng)為：ｔ＝Ｔ－Ｔｗ－Ｔｊ。
2、確定采購數(shù)量
大多客戶檢測需求按年度來進(jìn)行編制，檢測量與上年同期具有可比性，檢測機(jī)構(gòu)一般檢測工作量成穩(wěn)定增加趨勢，因此采購數(shù)量可根據(jù)上一年同期的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)使用量來進(jìn)行預(yù)測。
情況一：一次性使用的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)
一次性使用的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)，即使用時(shí)開封后需立即使用，數(shù)小時(shí)甚至半小時(shí)后就因特性值就發(fā)生變化而作廢，該類標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的采購數(shù)量應(yīng)等于使用該類物質(zhì)進(jìn)行檢測的工作量。根據(jù)該標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的有效證書，標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的有效期為Ｔ。咨詢標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)供貨商本次購買的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)定值日期為ｔ＝０，估計(jì)定值日期至到貨日期間時(shí)段為Ｔｄ（其中包含定值日期到詢價(jià)日期Ｔ１，物流時(shí)間Ｔｗ），則應(yīng)查詢上一年度工作量統(tǒng)計(jì)表，統(tǒng)計(jì)從到貨日期到（Ｔ Ｔｄ） 期間的使用該類標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的檢測工作量Ｐ０，根據(jù)單位年度經(jīng)濟(jì)增長計(jì)劃目標(biāo)ｙ，計(jì)算出本次采購數(shù)量為Ｐ＝Ｐ０×ｙ。
情況二：能多次使用的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)
能多次使用的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)雖然也是消耗型的，但是開封后只要保存得當(dāng)，還能使用多次。根據(jù)該標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的有效證書，標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的有效期為 Ｔ。咨詢標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)供貨商本次購買的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)定值日期為ｔ＝０，估計(jì)定值日期至到貨日期間時(shí)段為Ｔｄ （其中包含定值日期到詢價(jià)日期Ｔ１，物流時(shí)間Ｔｗ），則應(yīng)查詢上一年度工作量統(tǒng)計(jì)表，統(tǒng)計(jì)從到貨日期到（Ｔ－Ｔｄ）期間的使用該類標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的檢測工作量Ｐ０，假設(shè)單位年度經(jīng)濟(jì)增長計(jì)劃目標(biāo)ｙ，統(tǒng)計(jì)以往該類標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)一套能進(jìn)行ｎ次檢測，計(jì)算出本次采購數(shù)量為Ｐ＝Ｐ０×ｙ÷ｎ。
3、制定特殊情況下的采購計(jì)劃預(yù)案
檢測機(jī)構(gòu)一般正常運(yùn)行情況下，檢測工作量較為穩(wěn)定，標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)使用量都處于可預(yù)計(jì)范圍內(nèi)。但有時(shí)會(huì)有特殊情況發(fā)生，如毒奶粉事件發(fā)生后，質(zhì)監(jiān)局下屬的質(zhì)量檢測機(jī)構(gòu)需要立即對(duì)本區(qū)域內(nèi)所有奶粉和液體奶進(jìn)行全面檢測，工作量急增，相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)使用量也急劇增加。
世界貿(mào)易組織在《政府采購協(xié)議》中，將緊急采購規(guī)定為：因發(fā)生采購實(shí)體未預(yù)見的極其緊急情況下的采購，采購的貨物和服務(wù)事件要求高。此時(shí)應(yīng)將社會(huì)效益放在經(jīng)濟(jì)效益前面，立即實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)緊急采購計(jì)劃。
緊急采購計(jì)劃中，采購供貨商選擇標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)進(jìn)行調(diào)整，為保證標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)供應(yīng)的及時(shí)性，首先考慮本地的且有現(xiàn)貨的資質(zhì)合格的供貨商，如達(dá)不到要求，再考慮物流較方便的外地的有現(xiàn)貨的資質(zhì)合格的供貨商，都達(dá)不到要求的情況下，才考慮物流較慢或沒有現(xiàn)貨的供貨商。
此時(shí)應(yīng)估計(jì)緊急使用的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的需求量，并為了保證緊急需求，適當(dāng)增大采購量。
情況一：若有本地的合格供貨商，能提供足夠數(shù)量的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)現(xiàn)貨，可采取零庫存方法，與該供貨商簽訂合同，約定需要使用時(shí)隨時(shí)要求供貨商送貨。
情況二：若本地供貨商，存貨數(shù)量不夠，可先使用其庫存余量Ｐ１，同時(shí)與其簽訂合同，預(yù)訂需要的數(shù)量，并應(yīng)考慮留有余量。假設(shè)預(yù)計(jì)需求量為Ｐ２，留有余量為Ｐ３，
則應(yīng)再預(yù)訂Ｐ２＋Ｐ３－Ｐ１。
情況三：若本地?zé)o法采購該標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)，必須通過物流運(yùn)送或需要等待制造時(shí)間，需要啟動(dòng)緊急預(yù)案。可在本地其他檢測機(jī)構(gòu)借用標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)，到貨后再歸還。此時(shí)應(yīng)估計(jì)標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)需求量，并考慮留有余量預(yù)訂，盡快采購到位。